Procédure d’alerte
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Procédure
d’alerte

Politique d’Alerte de Sonepar

Sonepar a élaboré une politique d’alerte afin de permettre à tous ceux qui ont connaissance de situations ou de comportements dont ils pensent, de bonne foi, qu’ils peuvent constituer une violation du Code de Conduite, du Code de Conduite Fournisseurs ou des Politiques et Procédures de Sonepar et/ou des lois et réglementations applicables, de faire part de leurs préoccupations.

 

Comment effectuer un signalement ?

Le signalement est de préférence porté à la connaissance du responsable du collaborateur.

Si un collaborateur est mal à l’aise à l’idée de faire part de ses inquiétudes à son supérieur hiérarchique, il peut contacter le service Ressources humaines de Sonepar (au niveau du siège ou au niveau local) ou le Secrétariat Général (groupcompliance(@)sonepar.com).

Un système d’alerte confidentiel a été mis en place pour tout collaborateur qui préférerait effectuer un signalement sans interagir directement avec des membres du personnel de Sonepar, ou pour toute personne extérieure au Groupe. Ce système d’alerte est fourni par un prestataire externe indépendant choisi par Sonepar. Les signalements peuvent être effectués à tout moment, 24 heures sur 24, dans 20 langues.

La plateforme d’alerte est accessible à l’adresse suivante : www.sonepar.com/alert.

Le processus de signalement est crypté et protégé par un mot de passe. La communication avec le lanceur d’alerte s’effectue sur cette plateforme sécurisée.

 

Que peut-on signaler ?

Les violations avérées ou suspectées peuvent notamment porter sur les domaines suivants :

  • les droits de l'Homme ;
  • la discrimination ;
  • le harcèlement ;
  • la fraude ;
  • la corruption ;
  • le trafic d’influence ;
  • les sanctions internationales et embargos ;
  • la confidentialité des données ;
  • la santé et la sécurité ;
  • l’environnement ;
  • les crimes ou délits.

 

Quelles informations transmettre ?

Tous les signalements se doivent d’être factuels et aussi complets que possible. Bien que l’avis du lanceur d’alerte puisse être demandé dans le cadre de la procédure, toute spéculation doit être évitée.

Les signalements doivent contenir des informations répondant aux questions suivantes :

  • Que s’est-il passé ?
  • Quand les faits se sont-ils produits ?
  • Qui est ou a été impliqué ?
  • Les faits perdurent-ils ?
  • Quel est le degré de risque ou d’urgence de la situation ?
  • Comment le lanceur d’alerte a-t-il eu connaissance des faits ?
  • Y a-t-il des témoins ou d’autres personnes concernées par la situation ?

S’il détient des documents ou tout autre élément de preuve, le lanceur d’alerte doit le faire savoir et mettre ces informations à disposition sur la plateforme.

 

 

Confidentialité

 

L’identité du lanceur d’alerte, des personnes concernées par l’alerte ainsi que tout document reçu en lien avec ladite alerte ne sont divulgués qu’aux personnes ayant besoin de les connaître afin de mener une enquête efficace, après signature d’un accord de confidentialité.

 

 

Aucune mesure de représailles

 

Sonepar, ses partenaires et leurs collaborateurs respectifs ne prendront aucune mesure de représailles contre les personnes qui effectuent un signalement de bonne foi ou qui participent à une enquête.

Toute personne ayant pris des mesures de représailles contre une personne ayant effectué un signalement ou ayant participé de bonne foi à une enquête s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

 

Sonepar se réserve le droit de prendre des mesures disciplinaires contre toute personne qui enfreint la présente Politique en effectuant, en toute connaissance de cause, une déclaration fausse ou malveillante à l’encontre d’une autre personne dans une intention fallacieuse ou dans l'intention de faire ouvrir une enquête injustifiée.

 

 

Protection des données à caractère personnel

Les données collectées via le système d'alerte de Sonepar sont traitées conformément aux exigences du Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD).

Toutes les précautions nécessaires sont prises pour préserver la sécurité des données lors de leur collecte, de leur communication ou de leur conservation. Vous avez le droit d'accéder, de modifier et de rectifier vos données à caractère personnel.

 
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